Hatályos: 2025. november 7-től
Verzió: 2.0 (publikus változat)
1. Cél és hatály
Jelen szabályzat célja, hogy egységesen meghatározza az OWM System Kft. (a továbbiakban: Társaság) által alkalmazott másolatkészítési és hitelesítési eljárást, amely biztosítja a papíralapú dokumentumok elektronikus másolatainak hitelességét, tartalmi azonosságát, visszakereshetőségét és hosszú távú megőrizhetőségét.
A szabályzat hatálya kiterjed:
- minden, a Társaság által előállított vagy kezelt papíralapú dokumentum elektronikus másolatára,
- a NoPa rendszerben végzett szkennelési, konvertálási és tárolási műveletekre,
- a másolatkészítési folyamatban részt vevő személyekre és rendszerekre.
2. Fogalmak
- Elektronikus másolat: papíralapú dokumentumról digitális úton készített, a tartalmában azonos, nem módosítható állomány (jellemzően PDF/A formátumban).
- Másolatkészítési rend: a folyamat, amely a dokumentum beérkezésétől a digitális másolat archiválásáig tart.
- Hiteles másolat: olyan elektronikus dokumentum, amely hash-azonosítóval, elektronikus bélyeggel és időbélyeggel igazoltan azonos az eredetivel.
- Hash: kriptográfiai lenyomat (SHA-256), amely egyértelműen azonosítja a dokumentumot.
- Időbélyeg: hitelesített időponttanúsítás, amely igazolja a dokumentum létezését egy adott időpillanatban.
- Napló: a másolatkészítés metaadatait és folyamatlépéseit rögzítő elektronikus nyilvántartás.
3. Felelősség
A másolatkészítési rend fenntartásáért és ellenőrzéséért a Társaság ügyvezetése felel.
A végrehajtásért a kijelölt adatkezelési és információbiztonsági felelős, valamint a rendszergazda felelős.
A folyamatban részt vevő munkatársak kötelesek betartani a szabályzatban rögzített eljárásokat és gondoskodni a másolatok biztonságos kezeléséről.
4. Folyamatleírás
4.1. Dokumentum beérkezése
- A dokumentumot az ügyfélszolgálati munkatárs érkezteti.
- A papíralapú példány egyedi azonosítót kap (iktatószám, beérkezési dátum, ügyfélazonosító).
- Az adatokat a NoPa rendszer naplózza.
4.2. Előkészítés
- Ellenőrizni kell a dokumentum olvashatóságát, aláírásokat és oldalszámokat.
- Sérült vagy hiányos irat esetén a folyamat felfüggesztendő, és jegyzőkönyv készül.
4.3. Szkennelés
- A dokumentumot legalább 300 dpi felbontással, színes üzemmódban kell digitalizálni.
- A fájlformátum alapértelmezésben PDF/A-1b.
- A szkennelést végző rendszer automatikusan elnevezi a fájlt az iktatószám alapján.
4.4. Hash és metaadatok generálása
- A szkennelt fájlhoz a rendszer automatikusan SHA-256 hash értéket számít.
- A metaadatok között szerepel:
- fájlnév,
- fájlméret,
- hash érték,
- készítés dátuma és ideje,
- készítő rendszer verziója,
- készítő munkatárs azonosítója.
- Az adatok a Naplóban kerülnek rögzítésre.
4.5. Minőségellenőrzés
- Mintavételezéssel ellenőrizni kell az olvashatóságot és a teljes oldalszámot.
- Amennyiben a másolat nem azonosítható az eredetivel, újraszkennelés szükséges.
- Az ellenőrzést végző személy elektronikus aláírással vagy naplózott művelettel igazolja a jóváhagyást.
4.6. Elektronikus bélyegzés és időbélyegzés
- A jóváhagyott másolatokat a rendszer automatikusan ellátja:
- elektronikus bélyegzővel (OWM System Kft.),
- hitelesített időbélyeggel (minősített szolgáltatótól).
- E művelet után a dokumentum lezártnak minősül és nem módosítható.
4.7. Archiválás
- A hiteles másolat a Társaság felhőalapú, redundáns tárolójába kerül.
- A tárolás során biztosítani kell a dokumentum olvashatóságát, titkosságát és integritását.
- A dokumentumhoz csak az arra jogosult személyek férhetnek hozzá a NoPa rendszeren keresztül.
4.8. Naplózás
A Napló minden lépésről automatikus bejegyzést készít, tartalmazva:
- a dokumentum azonosító adatait,
- a feldolgozás dátumát és időpontját,
- a feldolgozó személy/rendszer azonosítóját,
- a hash értéket és bélyeginformációt,
- a jóváhagyás módját és időpontját.
A Napló adatai csak az információbiztonsági képviselő és az ügyvezetés számára hozzáférhetők.
5. Hitelesítési záradék
A hiteles másolat záradékában minden esetben szerepelnie kell az alábbi adatoknak:
- eredeti dokumentum neve,
- fájlméret (byte),
- hash érték (SHA-256),
- másolatkészítés dátuma és rendszere,
- másolatkészítő szervezet (OWM System Kft.),
- az irányadó másolatkészítési rend elérhetősége (aktuálisan: https://nopa.hu/iso).
6. Biztonsági és technikai előírások
- A másolatkészítés csak a Társaság informatikai hálózatán, hitelesített munkaállomásról végezhető.
- Külső adathordozóra történő mentés kizárólag a rendszer által engedélyezett formában megengedett.
- A másolatkészítő munkaállomások rendszeresen auditálásra kerülnek.
- A hash- és naplóadatok sértetlenségét a rendszer automatikusan ellenőrzi.
7. Felülvizsgálat és audit
- A szabályzatot legalább évente egyszer vagy rendszerfrissítés esetén azonnal felül kell vizsgálni.
- A felülvizsgálatot az információbiztonsági képviselő végzi, az eredményről jegyzőkönyv készül.
- Az audit eredményeit a vezetőség megvitatja és szükség esetén intézkedést hoz.
8. Adatvédelmi megfelelés
A folyamat a GDPR (EU 2016/679) és az ISO/IEC 27001 előírásainak megfelelően biztosítja:
- az adatok minimalizálását,
- az adatokhoz való hozzáférés korlátozását,
- a visszakövethetőséget,
- az adatok biztonságos tárolását és törlését.
9. Kapcsolattartás
További információ, adatvédelmi vagy technikai megkeresés:
OWM System Kft.
1163 Budapest, Veres Péter út 51.
E-mail: info@nopa.hu
Web: https://nopa.hu
10. Záró rendelkezések
Jelen irányadó másolatkészítési rend az OWM System Kft. Információbiztonsági Szabályzatának melléklete,
és annak elválaszthatatlan részét képezi.
A szabályzat nyilvános, bárki által megtekinthető az OWM hivatalos weboldalán.
Kelt: Budapest, 2025. november 7.
OWM System Kft.