Megfelelőségi és biztonsági áttekintés (publikus verzió)
1. Áttekintés
A NoPa az OWM System Kft. által fejlesztett és üzemeltetett elektronikus dokumentumkezelő és archiválási rendszer, amely teljes mértékben megfelel a hatályos magyar és uniós jogszabályoknak.
Célja, hogy a vállalatok számára biztonságos, hiteles és hosszú távon megőrizhető digitális dokumentumkezelési környezetet biztosítson.
2. Jogszabályi megfelelőség
A rendszer működése és eljárásai összhangban vannak:
- az EU 2016/679 (GDPR) rendelettel,
- a 13/2005. (X.27.) IHM és a 114/2007. (XII.29.) GKM rendeletekkel,
- a 2001. évi XXXV. törvénnyel az elektronikus aláírásról,
- valamint az ISO/IEC 27001 és NIST SP 800-53 információbiztonsági irányelvekkel.
3. Dokumentum-életciklus
A NoPa a dokumentumok teljes digitális életútját kezeli – a beérkezéstől a törlésig – biztonságos, jogszabályoknak megfelelő környezetben:
- Digitalizálás és feltöltés – a dokumentumok online felületen vagy integrált folyamatban kerülnek be a rendszerbe.
- Metaadat-kezelés – automatikusan rögzítésre kerül minden azonosító, státusz és időbélyeg.
- Hitelesítés – a dokumentumokat a Microsec minősített hitelesítésszolgáltató látja el elektronikus aláírással és időbélyeggel.
- Biztonságos tárolás – a fájlok védett infrastruktúrában kerülnek megőrzésre.
- Archiválás és megőrzés – a rendszer garantálja a hosszú távú, változatlan állapotú tárolást.
- Hozzáférés és letöltés – kizárólag jogosult felhasználók érhetik el a dokumentumokat.
- Törlés és selejtezés – a jogszabályban rögzített megőrzési idő leteltével visszaállíthatatlan törlés történik.
4. Biztonsági alapelvek
A NoPa működése az OWM System Kft. Információbiztonsági Szabályzata (IBSZ) alapján zajlik:
- 128 bites SSL-titkosítás minden adatátvitel során.
- Hozzáférés-szabályozás több szinten, szerepkörökhöz kötötten.
- Naplózás és audit a felhasználói tevékenységek átláthatóságáért.
- Mentés és helyreállítás dokumentált eljárásrend szerint.
- Éves audit és tesztelés a biztonsági folyamatok hitelesítése céljából.
5. Archiválás és hitelesség
A rendszerben keletkezett dokumentumok a Microsec minősített tanúsítványaival és időbélyegével kerülnek hitelesítésre.
Az archivált dokumentumok megfelelnek az elektronikus másolatkészítésre és digitális archiválásra vonatkozó rendeletek tartalmi és technikai követelményeinek.
6. Adatkezelés és adatvédelem
- Adatkezelő: OWM System Kft.
- Az adatkezelés célja: dokumentumok biztonságos tárolása és archiválása.
- Az adatok megőrzési ideje: minimum 5, maximum 8 év.
- A felhasználók jogosultak adataikhoz hozzáférni, helyesbítést vagy törlést kérni.
- A rendszer működése megfelel a GDPR elveinek: átláthatóság, célhoz kötöttség, adattakarékosság, bizalmasság.
7. Folytonosság és üzembiztonság
A NoPa infrastruktúráját több rétegű mentési és helyreállítási rendszer védi.
A katasztrófa-elhárítási terv (DRP) garantálja, hogy szolgáltatáskimaradás esetén az adatvisszaállítás legfeljebb néhány órán belül megkezdhető, a szolgáltatás folyamatosan 99% feletti rendelkezésre állással működik.
8. Összefoglalás
A NoPa a digitális iratkezelés és archiválás területén teljes körű, jogszabályilag hitelesített megoldást kínál.
A rendszer az elektronikus aláírást, archiválást és adatvédelmet egységesen kezeli, megfelel az európai és magyar szabványoknak, és biztosítja, hogy a vállalati dokumentumok hosszú távon biztonságban, hiteles formában megőrizhetők legyenek.
OWM System Kft.
1163 Budapest Veres Péter út 51.
https://nopa.hu • info@nopa.hu