Hatályos: 2025. január 1.
Verzió: 2.0 (2025)
OWM System Kereskedelmi és Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság
1. Bevezetés
1.1 Áttekintés
Jelen Szabályzat az OWM System Kft. (a továbbiakban: Szolgáltató) által nyújtott minősített elektronikus archiválás szolgáltatás működési és eljárási szabályait tartalmazza.
A Szolgáltató az archiválási tevékenység mellett digitális dokumentumkezelési, iratfeldolgozási és időbélyegzési szolgáltatásokat nyújt, melyeket a NoPa rendszer keretében, felhőalapú infrastruktúrán biztosít.
A szabályzat célja, hogy:
- meghatározza az elektronikus archiválás és másolatkészítés rendjét,
- biztosítsa az archivált adatok hitelességét, sértetlenségét és bizalmasságát,
- valamint megfeleljen a vonatkozó magyar és uniós jogszabályoknak.
1.2 Hatály
1.2.1 Tárgyi hatály
A Szabályzat tárgyi hatálya az elektronikus archiválás, megőrzés, igazoláskiadás és másolatkészítés folyamatára terjed ki.
1.2.2 Időbeli hatály
A jelen Szabályzat 2025. január 1-jén lép hatályba, és visszavonásig vagy új verzió kiadásáig érvényes.
1.2.3 Személyi hatály
Kiterjed a Szolgáltató munkavállalóira, szerződött partnereire, valamint minden Megrendelőre és Érintett Félre, akik az OWM System Kft. elektronikus archiválás szolgáltatását igénybe veszik.
1.2.4 Területi hatály
A szolgáltatás interneten keresztül, globálisan elérhető, de a Szolgáltató működése a magyar jogszabályok és az Európai Unió rendeleteinek hatálya alatt áll.
2. A Szolgáltató adatai
- Név: OWM System Kereskedelmi és Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság
- Rövid név: OWM System Kft.
- Cégjegyzékszám: 01-09-410624
- Adószám: 25522136-2-42
- Székhely: 1163 Budapest, Veres Péter út 51.
- E-mail: info@nopa.hu
- Honlap: https://nopa.hu
- Telefon: +36 (30) 642 1534
3. Fogalmak
Az itt szereplő fogalmak megegyeznek a vonatkozó jogszabályokban és az OWM System IBSZ-ben szereplő definíciókkal:
- Archiválás: Elektronikus dokumentum hosszú távú megőrzése oly módon, hogy az hiteles, sértetlen és visszakereshető maradjon.
- Elektronikus dokumentum: Digitális formátumú fájl vagy fájlcsoport, amely tartalmazhat elektronikus aláírást és időbélyeget.
- Minősített archiválás: Olyan eljárás, amelyet minősített szolgáltató végez a 321/2024. (XI. 6.) Korm. rendelet és az eIDAS szerint.
- Másolat: Elektronikus dokumentumról készített papíralapú, illetve papíralapú dokumentumról készített elektronikus példány.
- Megrendelő: A Szolgáltatóval szerződéses jogviszonyban álló fél.
- Érintett Fél: Az archivált dokumentumhoz vagy igazoláshoz hozzáférő, azt felhasználó személy vagy szervezet.
- Időbélyegző: Elektronikus adat, amely bizonyítja, hogy egy adott dokumentum egy meghatározott időpontban létezett.
4. Az archiválási szolgáltatás elemei
4.1 Befogadás
A Szolgáltató az archiválásra benyújtott dokumentumokat azonosított Megrendelőktől fogadja be.
A befogadás során a rendszer:
- ellenőrzi a fájlformátumot,
- létrehozza az érvényességi láncot,
- elhelyezi a minősített időbélyeget,
- és visszaigazolást küld a feltöltésről.
4.2 Megőrzés
A Szolgáltató biztosítja az archivált dokumentum:
- rendelkezésre állását a teljes megőrzési idő alatt,
- sérthetetlenségét és bizalmasságát,
- jogosulatlan módosítás elleni védelmét,
- valamint időszakos biztonsági mentését a DRP-ben meghatározott rend szerint.
Az adatok titkosított formában kerülnek tárolásra.
4.3 Igazolás kiállítása
A Szolgáltató az archivált dokumentumhoz kapcsolódóan igazolást állíthat ki az alábbi tényekről:
- az aláírás és időbélyeg érvényessége,
- a dokumentum sértetlensége,
- a letagadhatatlanság fennállása.
Az igazolások minősített elektronikus aláírással kerülnek kibocsátásra.
4.4 Másolatkészítés
4.4.1 Elektronikus dokumentum papír alapon
A másolat tartalmazza:
- az eredeti dokumentum tartalmát,
- az aláírók adatait és aláírási időpontját,
- a záradékot:
„Az elektronikus dokumentumban foglaltakkal egyező tartalmú irat.”
Ha a papír másolat nem teljes, a következő szöveg kerül elhelyezésre:
„A másolat az eredeti elektronikus dokumentumot csak részben tartalmazza.”
4.4.2 Papíralapú dokumentumról elektronikus másolat
A folyamat megfelel a 321/2024. (XI. 6.) Korm. rendeletnek.
A Szolgáltató biztosítja a képi és tartalmi megfelelést, elhelyezi a hitelesítési záradékot:
„Az eredeti papíralapú dokumentummal megegyező hiteles elektronikus dokumentum.”
Amennyiben a dokumentum nem OWM által került be, a záradék kiegészül az alábbi megjegyzéssel:
„Az eredeti dokumentum a beküldőnél található.”
4.4.3 Automatikus másolatkészítés
A NOPA rendszer automatikusan végzi a másolatkészítést, emberi beavatkozás nélkül, minősített időbélyeggel és bélyegzővel ellátva.
A másolatok véletlenszerű mintavételezéssel kerülnek ellenőrzésre.
5. Törlés és megőrzési idő
A Megrendelő kérésére a Szolgáltató visszavonhatatlanul törli az archivált adatot a szerverekről.
A törlésről aláírt igazolás készül, amely tartalmazza a dokumentum azonosítóját, a kérelmező adatait és a törlés időpontját.
A törlésre 30 napon belül kerül sor.
A megőrzési idő a szerződésben rögzített időtartamra vonatkozik.
6. Bizalmasság és adatvédelem
A Szolgáltató az archivált dokumentumok tartalmát nem ismeri meg.
Az adatkezelés megfelel az OWM Adatkezelési Folyamatleírás (2025) és a GDPR előírásainak.
A Szolgáltató kizárólag a szolgáltatás teljesítéséhez szükséges személyes adatokat kezeli, melyeket az adatkezelési naplóban rögzít.
Az adatokhoz kizárólag jogosult személyek férhetnek hozzá, és minden hozzáférés naplózásra kerül.
7. Ügyfélszolgálat és panaszkezelés
Panasz vagy bejelentés a következő elérhetőségeken tehető meg:
- E-mail: info@nopa.hu
- Levelezési cím: 1163 Budapest, Veres Péter út 51.
A Szolgáltató a panasz kézhezvételét 1 munkanapon belül visszaigazolja, és 10 munkanapon belül kivizsgálja.
A teljes panaszkezelési folyamat legfeljebb 30 napot vehet igénybe.
8. Díjak és felelősség
A szolgáltatások díjait a Megrendelővel kötött szerződés tartalmazza.
A Szolgáltató a Polgári Törvénykönyv szabályai szerint felel az archiválási szolgáltatás hibájából eredő károkért, de a felelősség mértéke nem haladhatja meg az adott tanúsítványban rögzített limitet.
A Szolgáltató nem felelős az internetkapcsolatból, külső szolgáltató hibájából vagy a Megrendelő helytelen használatából eredő károkért.
9. Kapcsolódó szabályzatok
- OWM System Kft. Információbiztonsági Szabályzat (IBSZ v1.2)
- OWM System Kft. Katasztrófa-elhárítási Terv (DRP v1.2)
- OWM System Kft. Adatkezelési Folyamatleírás (2025)
- (EU) 910/2014 eIDAS-rendelet
- 321/2024. (XI. 6.) Korm. rendelet
- 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet
10. Záró rendelkezések
A jelen Archiválási Szabályzatot az OWM System Kft. vezetősége hagyja jóvá.
A dokumentum minden munkatársra és alvállalkozóra kötelező érvényű, és a NoPa rendszer működésének elválaszthatatlan része.
A szabályzat felülvizsgálata évente, vagy jogszabályváltozás esetén történik.
Hatályba lépés dátuma: 2025. január 1.
Felülvizsgálat esedékes: 2026. január 1.
Jóváhagyta:
Bakki Alexandra – ügyvezető igazgató
OWM System Kft.
© 2016–2025 OWM System Kft. – Minden jog fenntartva.