Elektronikus iratkezelés és dokumentum-digitalizálás vállalatoknak
A NoPa rendszerével vállalata adminisztrációja átláthatóbbá és gyorsabbá válik. A papíralapú folyamatokat biztonságos, elektronikus iratkezelés váltja fel, amely megfelel a jogszabályi előírásoknak és a modern üzleti igényeknek. Válassza a digitális dokumentumkezelést, és csökkentse a papír-, nyomtatás- és tárolási költségeket!
Beérkező levelek digitalizálása és feldolgozása
E-mailek automatikus feldolgozása
Teljes körű dokumentumvédelem és titkosítás biztosított.
Postai iratok szkennelése
a beérkező fizikai leveleket digitalizáljuk, majd biztonságos tárhelyre mentjük.
OCR-technológia
Gyors és pontos dokumentumkeresés több szempont alapján.
Ügyfélfolyamat automatizálás és intelligens válaszkezelés
A NoPa képes automatizált ügyfélválaszokat létrehozni az előre definiált szabályok alapján. A rendszer felismeri az e-mail tartalmát, és ha például egy adatmódosítási kérelem érkezik, automatikusan előkészíti a választ vagy értesíti a felelőst. Élőerős ellenőrzés mellett a válasz kiküldhető a feladó részére, ezzel gyorsítva az ügyintézést és csökkentve a humán hibák számát.
Hitelesítés és időbélyegzés
A digitalizált iratok elektronikus aláírással és időbélyeggel kerülnek ellátásra, így minden egyes dokumentum hiteles, visszakövethető és megfelel a legszigorúbb jogi elvárásoknak. Az időbélyegzés a dokumentumhoz rendelt, hiteles időpontot igazoló digitális tanúsítvány, amely garantálja az irat változatlanságát és jogi bizonyító erejét.
A NoPa rendszerében a hitelesítés folyamata teljesen automatizált. Az irat feltöltését követően a rendszer felismeri a dokumentum típusát, és a vonatkozó előírásoknak megfelelően látja el elektronikus aláírással és időbélyeggel. A folyamat során minden lépés naplózott, így bármikor visszaellenőrizhető, hogy mikor és ki hagyta jóvá az adott iratot.
A NoPa saját időbélyegző kulccsal működik, amelyet biztonságos infrastruktúra kezel. Ez minimalizálja a külső szolgáltatók költségét, növeli a rendszer sebességét és garantálja, hogy a hitelesítés megfeleljen az eIDAS és GDPR előírásoknak. A felhasználó számára ez gyors, átlátható és teljes mértékben biztonságos hitelesítési megoldást jelent.
Biztonságos tárolás és hozzáférés
A rendszer titkosított tárhelyet és verziókövetést biztosít minden irathoz, így minden dokumentum a legmagasabb biztonsági szint mellett kerül tárolásra. A hozzáférési jogok és módosítások minden esetben naplózottak, így az adatbiztonság nem csak elv, hanem ellenőrizhető gyakorlat.
Jogosultsági szintek kezelése
A rendszerben minden felhasználóhoz pontosan meghatározható, hogy mely dokumentumokhoz férhet hozzá, mit tekinthet meg vagy módosíthat. Ez megakadályozza az illetéktelen hozzáférést, miközben a munkafolyamatok továbbra is gördülékenyek maradnak.
Naplózott hozzáférések és módosítások
Minden egyes művelet – megnyitás, letöltés, módosítás vagy törlés – rögzítésre kerül a naplóban. Ez teljes átláthatóságot biztosít, és audit során is hitelesen bizonyítja a folyamatokat.
Hosszú távú archiválás fix díjjal
A dokumentumok éveken át megőrizhetők változatlan formában, biztonságos és költséghatékony módon. A fix díjas konstrukcióval a vállalat előre tervezheti költségeit, miközben garantált a hozzáférhetőség és az adattárolási stabilitás.
Megosztás és automatizált értesítések
A dokumentumkezelés nemcsak biztonságos tárolást, hanem gyors információáramlást is igényel. A NoPa erre átfogó megoldást kínál: a rendszerben minden megosztás és értesítés átlátható, naplózott és testre szabható. Ez lehetővé teszi, hogy a munkatársak mindig naprakészen, felesleges e-mailek és manuális feladatok nélkül dolgozzanak együtt.
A NoPa segíti a csapatmunkát és a vállalati kommunikációt:
1
Dokumentumok megosztása linkkel vagy e-mailben
a fájlok biztonságos, időkorlátos hozzáféréssel oszthatók meg, így a partnerek és kollégák csak a számukra releváns iratokat látják. A megosztások naplózása garantálja az átláthatóságot és a visszakövethetőséget.
2
Automatikus értesítések új iratról, módosításról vagy jóváhagyási igényről
a rendszer valós időben tájékoztatja az érintetteket, ha változás történik egy dokumentumban. Ezzel kiküszöbölhető a manuális utánkövetés és gyorsabbá válik az ügyintézés.
3
Integráció CRM- és ERP-rendszerekkel
a NoPa összekapcsolható a vállalat más digitális megoldásaival, így az adatok szinkronizáltan, közvetlenül a folyamatokba épülnek be. Az integrációk révén csökken a hibalehetőség, nő a hatékonyság és egységes információáramlás valósul meg a szervezeten belül.
Megőrzés és iratmegsemmisítés
A dokumentumkezelési folyamat nem ér véget az archiválással – a biztonságos iratmegőrzés és a szabályos megsemmisítés a NoPa egyik legfontosabb funkciója. A rendszer figyelemmel kíséri az iratok megőrzési idejét, automatikusan jelzi, ha egy dokumentum megsemmisítésre vagy újraminősítésre vár, és minden lépést auditálható módon rögzít.
Digitális iratok biztonságos törlése
A lejárt dokumentumok vissza nem állítható módon törlődnek a NoPa rendszerből, így kizárt az adatvisszaélés vagy a jogosulatlan hozzáférés lehetősége. A folyamat megfelel az aktuális adatvédelmi és információbiztonsági előírásoknak.
Fizikai iratok tanúsított megsemmisítése
A papíralapú dokumentumokat partnereink tanúsított iratmegsemmisítési eljárással kezelik, amelyről hivatalos jegyzőkönyv készül. Ez különösen fontos az olyan iratoknál, amelyek személyes adatokat vagy pénzügyi információkat tartalmaznak.
Jogszabályi megfelelés és nyomon követhetőség
A teljes folyamat – a megőrzéstől a megsemmisítésig – részletes naplózás mellett zajlik. A rendszer biztosítja az ISO 27001, GDPR és eIDAS előírások szerinti működést, így minden iratkezelési lépés bizonyítható és ellenőrizhető.
Riportok és átláthatóság
A hatékony döntéshozatalhoz pontos adatokra és átlátható folyamatokra van szükség. A NoPa valós idejű riportjai segítik a vezetőket és adminisztrátorokat abban, hogy azonnal lássák a dokumentumforgalmat, a feldolgozási idők alakulását és az erőforrások kihasználtságát. A rendszer vizuális kimutatásokkal és exportálható jelentésekkel támogatja az elemzést és a stratégiai tervezést.
1
Naponta feldolgozott levelek száma
A rendszer automatikusan számolja és megjeleníti a beérkező e-mailek, postai levelek és egyéb dokumentumok napi forgalmát. Ez lehetővé teszi a terhelés optimalizálását és a csúcsidőszakok előrejelzését.
2
Tárolt dokumentumok mennyisége
A felületen valós időben nyomon követhető a rendszerben tárolt fájlok száma és mérete, akár projektre, osztályra vagy felhasználóra bontva. Ez támogatja a tárhelytervezést és a költségkontrollt.
3
Szkennelési és időbélyegzési jelentések
A NoPa részletes kimutatást ad arról, hogy hány dokumentum esett át digitalizáláson, milyen arányban került időbélyegzésre vagy hitelesítésre. Az adatok alapján könnyen értékelhető a folyamatok hatékonysága és a jogi megfelelés mértéke.