Ha ma körbenézel az irodádban, jó eséllyel még mindig dossziékkal, papírhalmokkal és aláírásra váró iratokkal találkozol. Közben pedig mindenki a „digitális átállásról” beszél – de mit is jelent ez a gyakorlatban? Mi, az OWM Systemnél a NoPa rendszerrel pontosan ezen dolgozunk: hogy a papírmentes iroda ne egy divatos szlogen legyen, hanem kézzelfogható, napi szinten működő valóság.
Mi a baj a papírral?
Néhány tipikus probléma:
- időigényes keresgélés a dossziék között,
- elvesző vagy késve aláírt dokumentumok,
- fénymásolás, postázás, tárolás folyamatos költségei,
- nehezen visszakereshető információk egy ellenőrzés vagy audit során,
- home office és több telephely esetén lassú, akadozó információáramlás.
A papír önmagában nem ellenség, de üzleti folyamatokra építeni ma már drága és kockázatos döntés.
Miközben mindenki gyorsabb ügyintézést, átláthatóbb folyamatokat és kevesebb adminisztrációt szeretne, a papír gyakran éppen ennek az ellenkezőjét eredményezi.
Mit jelent valójában a papírmentes iroda?
A papírmentes működés nem azt jelenti, hogy soha, semmilyen körülmények között nem nyomtatunk ki semmit.
Sokkal inkább azt, hogy az elsődleges, „valódi” példány digitális, és minden folyamat ehhez igazodik.
Ez többek között azt jelenti, hogy:
- az iratok eleve elektronikus formában keletkeznek, vagy digitalizáljuk őket,
- a jóváhagyások, aláírások, munkafolyamatok online történnek,
- az iratok egy biztonságos, kereshető, jogosultságkezeléssel védett rendszerben élnek,
- a munkatársak bárhonnan – telephelyről, otthonról, úton – ugyanazt az aktuális verziót látják.
A cél nem csak a „kevesebb papír”, hanem a gyorsabb, átláthatóbb és ellenőrizhetőbb működés.
Mindezt úgy érdemes felépíteni, hogy közben a kollégák terhelése ne nőjön, hanem csökkenjen – különben a digitális projekt könnyen „plusz adminisztrációként” lesz elkönyvelve.
Ebben segít a NoPa
A NoPa egy olyan elektronikus iratkezelő és folyamat-automatizálási rendszer, amit pontosan ezekre a helyzetekre fejlesztettünk.
Hogyan néz ki az átállás a gyakorlatban?
Tapasztalatunk szerint a sikeres papírmentesítés mindig lépésekben történik. Ilyesmikre érdemes gondolni:
- Bejövő iratok digitalizálása
Postai küldemények, szerződések, számlák beszkennelése és rögzítése egy egységes rendszerben, ahol kereshetőek és nyomon követhetőek. - Kimenő dokumentumok digitális előállítása
Ajánlatok, szerződések, számlák, értesítések PDF-ként készülnek, időbélyeggel és elektronikusan továbbíthatók. - Digitális jóváhagyási folyamatok
Nem kell körbehordani a dossziét: a vezető online kap értesítést, és néhány kattintással jóváhagyhat vagy visszaküldhet egy iratot. - Jogszabályoknak megfelelő elektronikus archiválás
Az iratok megőrzése átlátható rendben történik, visszakereshetően, auditálható naplózással.
A NoPa-val többek között:
- a bejövő postai küldemények digitalizálhatók és országosan elérhetővé tehetők,
- a kimenő levelek és dokumentumok időbélyeggel, e-mailen keresztül kézbesíthetők,
- a szállítólevelek és egyéb bizonylatok digitálisan generálhatók és aláírhatók,
- az iratok automatikusan összekapcsolhatók az elektronikus számlázással,
- az egész folyamat megfeleltethető a szigorodó biztonsági és adatvédelmi elvárásoknak.
Úgy alakítottuk ki a rendszert, hogy informatikában kevésbé jártas ügyvezetők, irodavezetők is könnyen el tudják indítani saját digitális projektjüket – akár kis dokumentumszám mellett is, rugalmas, mennyiségi alapú árazással.
A jövő már elkezdődött
A papírmentes iroda ma már nem „extra”, hanem versenyelőny: gyorsabb reakcióidő, kevesebb hibalehetőség, alacsonyabb működési költség és jobb átláthatóság.
Mi, az OWM Systemnél hiszünk abban, hogy a digitális átállásnak nem kell fájdalmasnak lennie. Ha szeretnéd látni, hogyan nézne ki mindez a saját cégednél a NoPa-val, szívesen segítünk a következő lépés megtervezésében.
Vélemény, hozzászólás?